Наши работы
Система управления предприятием KS Buro
Заказчик: Заказчик: K.S.Buro Lieferung und Service
Используемые технологиии: Используемые технологиии: FileMaker / R / JavaScript
Компания КС Бюро - креативная команда, которая производит и поставляет мебель и светотехнические решения для b2b сегмента (автосалоны, офисы, общественные пространства).C КС Бюро мы сотрудничаем с 2012 года по настоящее время. За это время компания выросла с нескольких сотрудников до примеррно 100 человек и обзавелась собственным складом.
Перед нами стояла задача сделать систему учета заказов и автоматизации бизнес-процессов в компании. По мере роста компании задачи ПО и функционал расширялся и продолжает расти. Вот что реализовано на сегодня:
Заказы. Закупки. Товары
Было
Коммерчесике предложения менеджеры делали в эксель, не было каталога товаров. Закупщику было очень сложно разбирать заказы по поставщикам и объединять в закупки.
Сейчас
КП оформляются в бизнес-приложении. Программа сама формирует закупки распределяя товары по поставщикам. Менеджер по закупкам видит все закупки в системе, контролирует сроки и формирует документы для таможни.
Финансы
Было
Менеджеры не знали, что заказ оплачен, надо было «трясти» бухгалтера. При необходимости оплаты поставщику надо было получать утверждение от Фин директора устно или по почте. Не было списка ближайших планируемых оплат, счета просто попадали в бухгалтерию.
Сейчас
- Банковская выписка загружается в программу.
- Менеджеры получают уведомление, что пришла оплата по их заказам.
- На каждый расход сотрудник формирует финансовую заявку в программе и прилагает счет.
- Фин директор получает уведомление о заявке и может утвердить заявку прямо из телеграм, не открывая программу (в дороге, машине, с телефона, где угодно).
- Платежи по утвержденным заявкам формируются в программе и загружаются в клиент банк.
- Оплачиваются только утвержденные заявки на нужную дату оплаты. Руководство видит все предстоящие выплаты и уже оплаченные платежи.
- В каждой заявке указывается статья расходов, можно построить отчет по статьям расходов на каждый месяц (кэш-фллоу).
- Руководство получает уведомления по банковской выписке и остаткам на счетах каждый день
Склад
В K.S.Buro необходим контроль за товаром от момента заказа на фабрике на весь цикл: закупка на фабрике, доставка, растаможка, приход на склад, хранение и учет места хранения на складе, отгрузка клиенту.Ни одна из существующих WMS не подошла из-за специфических задач, и сложностей интеграции с существующей системой учета заказа и закупок. Было принято решение разрабатывать собственный складской модуль. Разработка велась совместно с приглашенным консультантом по складскому учету.
Было
Учет велся в эксель разрозненно разными сотрудниками. Сложно было определить какая машина куда что везет, где находится товар, надо было спрашивать менеджера по закупкам. На складе приходилось «искать товар». Четкой системы мест хранения не было. У руководства не было ясной картины, что находится на складе, нужно было постоянно «допрашивать» склад.
Сейчас
- Все машины регистрируются в системе, известно, что куда едет, что везет (какие закупки) и когда складу ждать приемку.
- Сформирована структура склада в программе.
- Каждая ячейка на стеллаже имеет свой уникальный код.
- Каждое грузоместо (палета, коробка ) получает свой код и этикетку с баркоддом.
- По каждому грузоместу известно его место хранения и что в нем находится.
- Можно принимать товар по наименованию, по инвентарным номерам или по грузоместам.
- Руководство видит текущую ситуацию на складе.
- Менеджеры могут ставить задачи складу (принять, переместить, отгрузить, провести инвентаризацию и т.д) через программу.
- Работники склада работают в своей версии системы адаптированной под iPad, так как им необходимо перемещаться по складу
Уведомления
Было
Системы уведомлений не было. Сотрудники общались лично, или в группах в мессенджерах.
Сейчас
Теперь по основным событиям приходят уведомления по e-mail или телеграмм (в основном). Уведомления получают только те сотрудники, которые в них нуждаются (менеджеры по своим заказам, фин директор по заявкам на утверждение.и тд) .
За уведомления в телеграм отвечает специально написанный бот.Бот отправляет уведомления, а также может отвечать на определенные запросы, прислать список «моих задач», текущие фин заявки, требующие утверждения, банковскую выписку за сегодня и т п.
Что в итоге:
Современный подход, удаленное управление всеми процессами, максимальная простота, мобильность и наглядность, многие рутинные и затратные по времени функции в компании переданы бизнес-приложению, достигнут высокий уровень прозрачности по финансовым операциям и логистике. Мы рассказали только о самых важных модулях системы, описать весь ее широчайший функционал в рамках одной странички невозможно
Делегируйте рутинные операции бизнес-приложению и освободите Ваших менеджеров для реального развития бизнеса! Управляйте закупками, финансами и складом через современное приложение или Телеграм-бот. Свяжитессь с нами, получите бесплатно консультацию, расчет и аудит Ваших бизнес-процессов от компании ТриА!